Het correct opzetten van een notuleertaak in de Tripleblue webapp is essentieel voor een soepel verloop en nauwkeurige notulen. Volg onderstaande vier stappen om de taak succesvol aan te maken.
Stap 1 - Basisgegevens
Geef de notuleertaak een duidelijke naam en kies het juiste template. Selecteer ook het gewenste detailniveau van de notulen:
Beknopt - Beknopte notulen met alleen kernbesluiten en actiepunten.
Standaard - Gebalanceerde notulen met belangrijkste discussiepunten, besluiten en actiepunten
Uitgebreid - Uitgebreide & gedetailleerde notulen met alle besluiten en actiepunten
Stap 2 - Deelnemers
Geef het geslacht van de voorzitter op. Deze informatie wordt gebruikt om de juiste voornaamwoorden in de notulen te verwerken, zoals “hij” of “zij”.
Als de beheerder van de vergadering iemand anders is dan de voorzitter, kun je ook het geslacht van de beheerder invullen. Zo worden in de notulen voor beide rollen de juiste voornaamwoorden gebruikt.
Stap 3 - Audio-opname en agenda uploaden
Audio-opname: Upload het audiobestand en wacht tot het volledig is geüpload. Ga pas verder wanneer je het groene vinkje ziet ter bevestiging.
Agenda: Upload de agenda van de vergadering als PDF-document. Zorg dat het document een duidelijke structuur heeft, met alleen hoofd- en subagendapunten. Voeg indien gewenst een korte toelichting toe bij ieder agendapunt.
Stap 4 - Afronden
Controleer alle ingevoerde gegevens voordat je de taak aanmaakt.
Kloppen de basisgegevens, deelnemersinformatie en geüploade bestanden? Start daarna de verwerking om de notulen te laten genereren.
Kom je er niet uit? Neem contact met ons op.