Privacyverklaring

Bij Tripleblue waarderen we het vertrouwen dat u in ons stelt met uw gegevens, waaronder audio- en videobestanden. We nemen de bescherming van uw privacy zeer serieus en willen u geruststellen dat we alles in het werk stellen om uw gegevens te beveiligen. Deze privacyverklaring legt uit hoe we omgaan met uw gegevens, welke rechten u heeft, en hoe u contact met ons kunt opnemen bij vragen. 

Het is van belang dat u onze privacyverklaring aandachtig doorneemt alvorens u gebruikmaakt van:

• de website www.vve-notulist of www.triple.blue of app.triple.blue, in dit document aangeduid met ‘Applicatie’. Uw bezoek en/of gebruik van de website impliceert uw instemming met deze privacyverklaring.

• de mobiele applicatie Tripleblue op Android of iOS, in dit document aangeduid met ‘Mobiele applicatie’. Uw gebruik van de applicatie impliceert uw instemming met deze privacyverklaring.

• de digitale assistent van Tripleblue die tijdens de online vergadering de audio opname maakt, in dit document aangeduid met ‘Digitale assistent’. Uw gebruik hiervan impliceert uw instemming met deze privacyverklaring.

• een koppeling met een externe software die via een API koppeling wordt verbonden met het Tripleblue platform, in dit document aangeduid met ‘Externe software’. 

Bovenstaand wordt samen aangeduid als het ‘Tripleblue platform’. In dit document wordt u, wanneer u gebruik maakt van de diensten van Tripleblue, aangeduid als ‘Opdrachtgever’. De Opdrachtgever gaat een contract aan met Tripleblue B.V.

In deze privacyverklaring leggen we uit wat we met die informatie doen. Dit beleid geldt voor alle gegevens die worden verzamelt via het Tripleblue platform. 

Wij behouden ons het recht voor om onze privacyverklaring te wijzigen als dit vanwege (technische) omstandigheden noodzakelijk is. In deze gevallen zullen wij ook onze informatie over gegevensbescherming dienovereenkomstig aanpassen. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te bekijken, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben, neem dan contact op met ons via privacy@triple.blue

Inhoudsopgave

1. Wanneer pas je deze privacyverklaring toe?

2. Wie gebruikt je gegevens?

3. Van wie gebruiken we gegevens?

4. Hoe komen we aan je gegevens?

5. Welke gegevens van je gebruiken we?

6. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

7. Hoelang bewaren we je gegevens?

8. Met wie delen we je gegevens?

9. Waar slaan we je gegevens op?

10. Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?

11. Wat mag je van ons vragen?

12. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?

13. Welke cookies gebruiken we?

14. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

15. Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

1. Wanneer pas je deze privacyverklaring toe?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verwerken en op alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn. Het gaat hier om de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze Applicatie of Mobiele applicatie heeft gebruikt, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. 

Hieronder vallen ook persoonsgegevens waar wij toegang tot krijgen wanneer u gebruik maakt van onze diensten, waarbij audio en andere documenten door u worden geüpload. We gebruiken geüploade audio, geüploade documenten en door gebruikers geperfectioneerde notulen om onze modellen en gebruikservaring te verbeteren.

2. Wie gebruikt mijn gegevens?

Tripleblue is de verantwoordelijke organisatie voor het gebruik van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De volledige gegevens zijn:

Tripleblue B.V.
De Corridor 14 j, 3621ZB Breukelen

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op via privacy@triple.blue.

3. Van wie gebruiken we gegevens?

We verwerken de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht. Dit zijn onder meer bezoekers, particuliere klanten, zakelijke klanten en contactpersonen van onze partners.

Daarnaast verwerken we persoonsgegevens die voorkomen in de audio bestanden en andere documenten of data die door u worden geüpload wanneer u gebruik maakt van onze diensten via de Applicatie of Mobiele applicatie.

Mocht u gebruik maken van de Digitale assistent om een audio opname te maken, dan zullen wij de audio en visuele data van de online vergadering in Teams, Google Meets, Zoom of vergelijkbare software gebruiken voor het uitvoeren van de dienstverlening. Mocht u gebruik maken van een integratie/koppeling met Externe software, dan zullen wij voor het uitvoeren van de dienstverlening de relevante informatie over de vergaderingen uitlezen vanuit deze software.

4. Hoe komen we aan je gegevens?

We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou zodra je:

• onze website bezoekt

• een account aanmaakt

• gegevens invult of documenten üpload op onze website

• de digitale assistent uitnodigt voor een online vergadering

• de koppeling maakt met externe sotfware leveranciers

5. Welke gegevens gebruiken we van je?

Als je de Applicatie alleen voor informatieve doeleinden gebruikt, dat wil zeggen, als je niet een account aanmaakt of andere gegevens invult op onze Applicatie, verzamelen wij alleen de persoonlijke gegevens die je browser naar onze server verzendt. 

Om onze website up-to-date en functioneel te houden, verzamelen we diverse informatie over jou en je gebruik. Wanneer je je aanmeldt op het Tripleblue platform, verzamelen we de benodigde informatie zoals je naam, e-mailadres en contactgegevens om je in te kunnen loggen en de site als klant te gebruiken. Als je contact opneemt met onze klantenservice via e-mail of chat, kunnen we de tekst van deze gesprekken bewaren. Ook kunnen we telefoongesprekken met onze klantenservice opnemen voor trainingsdoeleinden.

Daarnaast verzamelen we informatie over het gebruik van onze website, Applicatie, Mobiele applicatie en andere digitale media van het Tripleblue platform. Bij een bezoek aan het Tripleblue platform, het gebruik van onze Mobiele app of het ontvangen van onze nieuwsbrief, kunnen we in bepaalde gevallen je IP-adres, geolocatie (op basis van je IP-adres), browsertype, apparaatgegevens, de verwijzende website, gebruikspatronen en interactiegebeurtenissen (zoals paginaweergaven en favorieten) registreren. We kunnen automatisch een melding ontvangen wanneer je een nieuwsbrief opent of op een link in de nieuwsbrief klikt. 

Bij het aanmaken van een account en/of het ondertekenen van een contract en/of overeenkomst met Tripleblue B.V. verzamelen wij persoonlijke gegevens voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, zoals: Persoonlijke gegevens (zoals je naam, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, adres en woonplaats), Financiële informatie (inclusief betaalgegevens), professionele informatie zoals je functietitel en werkervaring en de informatie die persoonsgegevens bevat in documenten en bestanden die je via het Tripleblue platform opneemt of upload (bijv. audio en PDF documenten). Tot slot ontvangen wij persoonsgegevens indien je via ons platform gebruik maakt van de Digitale assistent (bijv. audio opname van de online vergadering en de namen van de deelnemers) en persoonsgegevens die worden opgehaald indien u besluit te integreren/koppelen met Externe software voor het uitwerken van de notulen (bijv. informatie over de vergadering, namen van de deelnemers).

6. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens en de persoonsgegevens die door jou worden geüpload of aangemaakt alleen voor het doel waar we die voor mogen gebruiken:

• we hebben van jou je toestemming gekregen om je persoonsgegevens te gebruiken tijdens het ondertekenen van de service overeenkomst, een jaarcontract en/of tijdens het aanmaken van een account op app.triple.blue

• wij gebruiken je persoonsgegevens voor het uitvoeren van diensten, het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten.

Bij het uploaden van bestanden met persoonsgegevens van personen die niet uzelf betrekken, is het van belang dat er goedkeuring is gegeven door deze personen voor het opnemen van de audio van de vergadering voor het uitwerken van de notulen. 

In het kort gebruiken we jouw persoonsgegevens voor het volgende: 

1. Levering van diensten: Tripleblue B.V. verwerkt je persoonsgegevens om notulen uit te werken  en om deze resultaten via het Tripleblue platform ter beschikking te stellen voor de laatste kwaliteitscontrole.

2. Accountbeheer: Bij het aanmaken van een account op het Tripleblue platform vragen we om persoonlijke gegevens, zoals je e-mailadres, voor- en achternaam, om je in te laten loggen en onze services te personaliseren.

3. Nieuwsbrieven: Tripleblue B.V. kan je nieuwsbrieven sturen als je een account hebt aangemaakt of je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Deze kunnen bedrijfsnieuws, aanbiedingen, en gepersonaliseerde content bevatten. Afmelden kan via een link in de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen.

4. Gepersonaliseerde marketing: We gebruiken geautomatiseerde tools om je gegevens te analyseren, zoals surfgedrag en aankopen, om onze marketing af te stemmen op jouw interesses en voorkeuren.

5. Onderzoek en verbetering: Om onze producten, diensten en communicatie te verbeteren, voeren we regelmatig onderzoek uit, zoals enquêtes en interviews. Dit kan in samenwerking met externe partners en met input van onze klanten.

6. App-ervaring verbeteren: Tripleblue B.V. kan je via de app om toestemming vragen om je gegevens te gebruiken, zodat we je relevante suggesties en informatie kunnen bieden tijdens het gebruik van onze diensten.

7. Fraudepreventie: Om fraude te voorkomen, verwerken we je e-mailadres en betalingsgegevens in samenwerking met onze betalingsdienstaanbieders. 

8. Wet- en regelgeving: Tripleblue B.V. moet voldoen aan diverse nationale en internationale wetten, waaronder het opslaan van bepaalde gegevens die verband houden met het gebruik van onze diensten.

9. Klantenservice: Tripleblue B.V. kan je persoonsgegevens gebruiken voor het leveren van een betere klantenservice.

7. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens zo lang dat er een actief bedrijfsaccount op het Tripleblue platform bestaat en zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken binnen onze dienstverlening.

• Audio bestanden die verwerkt worden in onze systemen worden, zodra de taak is afgerond, 30 dagen bewaard waarna ze automatisch worden verwijderd.

• Dit geldt niet voor gegevens zoals audio of agenda-informatie die is geüpload maar nog niet als notuleertaak is ingediend om te worden uitgewerkt en daardoor nog niet in onze verwerkingspipeline is opgenomen; deze worden niet automatisch na 30 dagen verwijderd. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat deze taken worden aangemaakt voor verwerking of als concept worden verwijderd om daarmee de onderliggende data ook te verwijderen. 

• Agenda bestanden, de resultaten van de notulen en andere informatie bewaren we op ons platform totdat wordt besloten door de Opdrachtgever om de taak te verwijderen en/of het bedrijfsaccount te sluiten. 

• Na de bovenstaande bewaartermijn bewaren we je gegevens alleen nog geanonimiseerd voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons via privacy@triple.blue. 

8. Met wie delen we je gegevens?

Om onze diensten goed te kunnen leveren, deelt Tripleblue B.V. gegevens met Tripleblue GmbH. Tripleblue GmbH is het moederbedrijf van Tripleblue B.V. en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Tripleblue platform. Er is tevens een verwerkersovereenkomst opgesteld tussen Tripleblue GmbH en Tripleblue B.V. die de voorwaarden voor deze gegevensdeling vastlegt. Tripleblue GmbH is gevestigd in Zwitserland (Müllheimerstrasse 55, 4057, Basel). 

Alle data die via ons platform wordt geüpload of verzameld, verwerkt en (tijdelijk) opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij anders vermeld in deze privacy verklaring. In enkele gevallen gebruiken wij derde partijen voor het verwerken van de data. De persoonlijke data in deze bestanden wordt derhalve naar deze partijen gestuurd en weer door ons ontvangen. 

Resultaten die geoptimaliseerd worden door onze menselijke kwaliteitscontroleurs zijn alleen toegankelijk voor de kwaliteitscontroleurs die aan de notuleertaak werken, niet voor andere personen, derden of bedrijven. Er wordt een strikt ‘principe van de minste rechten’ toegepast, wat betekent dat kwaliteitscontroleurs uw bestanden alleen kunnen zien als ze dat absoluut nodig hebben en alleen voor de tijd die absoluut nodig is om de taak uit te voeren.

9. Waar slaan we je gegevens op?

We verwerken en slaan je gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) op. We zorgen ervoor dat al je gegevens veilig blijven binnen de EER.

Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons via privacy@triple.blue.  

10. Hoe veilig zijn je gegevens bij ons?

We hebben er veel aan gedaan om je gegevens zowel organisatorisch als technisch zo goed mogelijk te beveiligen. We hebben onze systemen en verschillende communicatiemiddelen beveiligd om ervoor te zorgen dat je gegevens niet in de handen van anderen terechtkomen. Je gegevens zijn dus veilig bij ons. Ook zorgen we ervoor dat je gegevens alleen worden gebruikt door mensen die daar van ons toestemming voor hebben gekregen.

11. Wat mag je van ons vragen?

Omdat we persoonsgegevens van je gebruiken, heb je verschillende rechten. Deze rechten zetten we hieronder voor je op een rijtje:

Recht op informatie. We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan.

Recht op inzage. Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien.

Recht op correctie. Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.

Recht om bezwaar te maken. Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit recht geldt voor de gegevens die we gebruiken voor direct marketing. Zo kun je bij ons aangeven dat je niet langer mail van ons wilt ontvangen. Dat geldt ook voor gepersonaliseerde aanbevelingen op onze website.

Recht op data portabiliteit. Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.

Recht op beperking. Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.

Recht om vergeten te worden. Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst.

Recht om een klacht in te dienen. Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op met onze privacy verantwoordelijke. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van Tripleblue B.V. die je klacht gaat behandelen.

Recht om geïnformeerd te worden over geautomatiseerde besluitvorming. Mocht Tripleblue B.V. een geautomatiseerde beslissing nemen die voor je juridische gevolgen kan hebben, dan heb je mogelijk het recht om met een vertegenwoordiger van Tripleblue B.V. te spreken om een heroverweging van die beslissing aan te vragen. Dan kan je mogelijk geen gebruik meer maken van bepaalde geautomatiseerde diensten.

Hoe dien ik een aanvraag of klacht in? Stuur je aanvraag of klacht naar onze privacy verantwoordelijke via privacy@triple.blue. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 30 dagen contact met je op om je op de hoogte te stellen van eventuele verlengingen vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn

12. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring

Onze privacyverklaring moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden vind je met name terug in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast de algemene regels die volgens de Nederlandse wet gelden van toepassing op onze privacyverklaring.

13. Welke cookies gebruiken we?

Je kunt zelf aangeven welke gegevens we van je mogen gebruiken. Heb je ons toestemming gegeven voor het personaliseren van je profiel op basis van je surf- en zoekgedrag, dan kunnen we onze website speciaal op jou instellen zodat het gebruik ervan makkelijker en persoonlijker wordt. We doen dit met behulp van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website geplaatst wordt op je hardware.

We gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

• functionele cookies, zoals sessie- en login cookies voor het bijhouden van sessie- en inloginformatie

• geanonimiseerde analytische cookies, om inzicht te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina's en populaire onderwerpen

Je kan je browserinstellingen naar wens configureren en bijvoorbeeld cookies van derden of alle cookies weigeren. Wij willen je erop wijzen dat je door het uitschakelen van cookies mogelijk niet alle functies van deze website kan gebruiken.

14. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

We richten ons met onze website of als organisatie niet specifiek op minderjarigen. Dit houdt in dat als je jonger bent dan 18 jaar, je toestemming nodig hebt van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website. Ben je bij je bezoek aan onze website of webshop minderjarig, dan gaan we ervan uit dat je voor je bezoek deze toestemming hebt gekregen.

15. Heb je een vraag over deze privacyverklaring?

Heb je een vraag over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op met ons door een mail te sturen naar privacy@triple.blue. We helpen je graag.