Een digitale vergadering voorbereiden: planning, link en namen van de deelnemers

Tripleblue heeft een handige en automatische oplossing ontwikkeld voor online vergaderingen (Teams, Google Meet, en Zoom). Plan deze in bij ons en de rest gaat automatisch.

👉 Hier hebben we ook een korte demo-video gemaakt: Loom video digitaal vergaderen

Onderstaand nog een aantal aanvullende tips en opmerkingen.

Last-minute meetings plannen
Met Tripleblue is er geen minimale termijn voor het aanmaken van een digitale vergadering. Je kunt een online meeting op elk moment inplannen, zelfs vlak van tevoren. Voeg de Tripleblue assistent simpelweg toe aan de vergadering wanneer het jou uitkomt.

Houd er rekening mee dat de assistent enkele minuten verwerkingstijd nodig heeft om zich aan te melden, maar verder is er geen beperking. Dit betekent dat zelfs spontane of spoedvergaderingen gebruik kunnen maken van Tripleblue’s notuleerservice.

Vergaderlink controleren
Zorg bij het aanmaken van de digitale vergadering dat je een geldige video vergader-link invoert (bijvoorbeeld een Zoom-, Teams- of Google Meet-link). Een ongeldige of incomplete link kan ertoe leiden dat de Tripleblue assistent niet kan deelnemen. Enkele tips:

• Voer de link exact in: Controleer of er geen typfouten in de URL staan en dat de link volledig is (in het geval van Zoom bevat een volledige URL vaak zowel een meeting-ID als een wachtwoord).

• Voorbeeld Zoom-link: Een geldige Zoom uitnodigingslink ziet er bijvoorbeeld zo uit:
  https://us02web.zoom.us/j/1234567890?pwd=ABCDefghIJ1KLMno
  Zorg dat zowel het ID-gedeelte (het getal) als de pwd= parameter aanwezig zijn.

• Nieuwe link aanmaken indien nodig: Blijkt de link toch ongeldig, maak dan een nieuwe online meeting aan (met wachtwoord ingeschakeld) en gebruik de nieuwe link in Tripleblue.

Volledige naam van deelnemers
Om ervoor te zorgen dat namen van sprekers correct in de notulen verschijnen, is het belangrijk dat alle deelnemers in de vergader tool met hun voor- én achternaam inloggen. Tripleblue gebruikt de namen uit de online meeting om sprekers te herkennen. Je kunt dit als organisator stimuleren op de volgende manieren:

• Informeer vooraf: Laat deelnemers van tevoren weten dat ze tijdens het inloggen hun volledige naam moeten gebruiken. Dit kun je bijvoorbeeld in de uitnodiging of agenda vermelden.

• Reminder in de agenda: Voeg een kort bericht toe aan de vergaderagenda of uitnodigingstekst, zoals: "Gebruik a.u.b. je volledige voor- en achternaam bij het deelnemen, zodat de notulen jullie namen correct kunnen weergeven."

Indien een deelnemer niet met voor- en achternaam genoemd wilt worden in de notulen, dan is dat ook mogelijk.

Kom je er niet uit? Neem contact met ons op.