AI AGENT
AI NOTES
Privacyverklaring Tripleblue
Privacy Statement
Bij Tripleblue waarderen we het vertrouwen dat u in ons stelt met uw gegevens, waaronder audio-, videobestanden, documenten, e-mails of andere informatie. We nemen de bescherming van uw privacy zeer serieus en willen u geruststellen dat we alles in het werk stellen om uw gegevens te beveiligen. Deze privacyverklaring legt uit hoe we omgaan met uw gegevens, welke rechten u heeft, en hoe u contact met ons kunt opnemen bij vragen.
It is important that you read our privacy statement carefully before using:
de website www.triple.blue of app.triple.blue of agent.triple.blue, in dit document aangeduid met ‘Applicatie’. Uw bezoek en/of gebruik van de website impliceert uw instemming met deze privacyverklaring.
the Tripleblue mobile application on Android or iOS, referred to as "Mobile Application" in this document. Your use of the application implies your agreement to this privacy statement.
Tripleblue's digital assistant who records audio during the online meeting, referred to in this document as "Digital Assistant. Your use of this implies your agreement to this privacy statement.
A link to an external software that is connected to the Tripleblue platform via an API link, referred to as "External Software" in this document.
the "Tripleblue AI Agents" product available through agent.triple.blue.
The above is collectively referred to as the 'Tripleblue platform'. In this document, when you use Tripleblue's services, you are referred to as 'Principal'. The Principal enters into a contract with Tripleblue B.V.
In this privacy statement, we explain what we do with that information. This policy applies to all data collected through the Tripleblue platform.
We reserve the right to change our privacy statement if this is necessary due to (technical) circumstances. In these cases, we will also amend our data protection information accordingly. We therefore recommend that you review this privacy statement regularly so that you are aware of these changes.
Heb je vragen of wil je weten welke informatie we van je hebben, neem dan contact op met ons via privacy@triple.blue
Table of contents
When do you apply this privacy statement?
Who uses your data?
Whose data do we use?
How do we get your information?
What data about you do we use?
What do we use your data for?
How long do we keep your data?
With whom do we share your data?
Where do we store your data?
How secure is your data with us?
What can you ask of us?
What rules apply to this privacy statement?
What cookies do we use?
What do we do with data from minors?
Do you have a question about this privacy statement?
1. When do you apply this privacy notice?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verwerken en op alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn. Het gaat hier om de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze Applicatie, Mobiele applicatie, Digitale assistent of Tripleblue AI Agents heeft gebruikt, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu, zoals je naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag.
Hieronder vallen ook persoonsgegevens waar wij toegang toe krijgen wanneer je gebruik maakt van onze diensten, waaronder geüploade audio-/videobestanden, documenten en gegevens die via Tripleblue AI Agents worden gedeeld (zoals chats over je documenten en e-mails die je laat beantwoorden). We gebruiken geüploade audio, geüploade documenten en door gebruikers geperfectioneerde notulen om onze modellen en gebruikservaring te verbeteren.
2. Who uses my data?
Tripleblue is the responsible organization for the use of your personal data as described in this privacy statement. Full details are:
Tripleblue B.V.
De Corridor 14 j, 3621ZB Breukelen
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op via privacy@triple.blue.
3. Whose data do we use?
We process the personal data of anyone who has contacted us or visited our website. These include visitors, private customers, business customers and contacts of our partners.
Daarnaast verwerken we persoonsgegevens die voorkomen in audio-, video- en andere bestanden (zoals PDF-documenten of e-mailberichten) die je uploadt naar onze Applicatie, Mobiele applicatie, Tripleblue AI Agents of op een andere manier aanlevert, bijvoorbeeld via de Digitale assistent of via Externe software.
Mocht u gebruik maken van:
de Digitale assistent om een audio-opname te maken, dan zullen wij de audio (en eventuele visuele data) van de online vergadering in Teams, Google Meets, Zoom of vergelijkbare software gebruiken voor het uitvoeren van de dienstverlening.
een integratie/koppeling met Externe software, dan zullen wij voor het uitvoeren van de dienstverlening de relevante informatie over de vergaderingen (en/of andere data) uitlezen vanuit deze software.
Tripleblue AI Agents om te chatten met je documenten of om e-mails te laten beantwoorden, dan verwerken wij de teksten en bijbehorende informatie die je via deze dienst invoert, evenals eventuele gegenereerde content.
4. How do we get your data?
We get the data directly from you as soon as you:
visit our website
create an account
gegevens invult of documenten uploadt op onze website
de Digitale assistent uitnodigt voor een online vergadering
de koppeling maakt met Externe softwareleveranciers
Tripleblue AI Agents gebruikt (bijvoorbeeld bij het uploaden van bestanden of het geven van toegang tot je e-mails)
5. What data do we use from you?
Als je de Applicatie of Tripleblue AI Agents alleen voor informatieve doeleinden gebruikt (bijvoorbeeld door de website enkel te bezoeken en geen account aan te maken), verzamelen wij alleen de persoonlijke gegevens die je browser naar onze server verzendt (zoals je IP-adres en browsertype).
Om onze website up-to-date en functioneel te houden, verzamelen we diverse informatie over jou en je gebruik. Wanneer je je aanmeldt op het Tripleblue-platform of Tripleblue AI Agents verzamelen we de benodigde informatie zoals je naam, e-mailadres en contactgegevens om je in te kunnen loggen en de site als klant te gebruiken. Als je contact opneemt met onze klantenservice via e-mail of chat, kunnen we de tekst van deze gesprekken bewaren. Ook kunnen we telefoongesprekken met onze klantenservice opnemen voor trainingsdoeleinden.
In addition, we collect information about the use of our website, Application, Mobile application and other digital media of the Tripleblue platform. When visiting the Tripleblue platform, using our Mobile app or receiving our newsletter, we may in certain cases record your IP address, geolocation (based on your IP address), browser type, device information, the referring website, usage patterns and interaction events (such as page views and favorites). We may automatically receive a notification when you open a newsletter or click on a link in the newsletter.
Bij het aanmaken van een account en/of het ondertekenen van een contract en/of overeenkomst met Tripleblue B.V. verzamelen wij persoonlijke gegevens voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, zoals: Persoonlijke gegevens (zoals je naam, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, adres en woonplaats), Financiële informatie (inclusief betaalgegevens), professionele informatie zoals je functietitel en werkervaring, data via Tripleblue AI Agents (dit kan bestaan uit tekst uit documenten die je uploadt, e-mailinhoud, vragen die je stelt en de antwoorden die worden gegenereerd), de informatie die persoonsgegevens bevat in documenten en bestanden die je via het Tripleblue platform opneemt of upload (bijv. audio en PDF documenten). Tot slot ontvangen wij persoonsgegevens indien je via ons platform gebruik maakt van de Digitale assistent (bijv. audio opname van de online vergadering en de namen van de deelnemers) en persoonsgegevens die worden opgehaald indien u besluit te integreren/koppelen met Externe software voor het uitwerken van de notulen (bijv. informatie over de vergadering, namen van de deelnemers).
6. What do we use your data for?
We use your personal data and the personal data uploaded or created by you only for the purpose for which we are authorized to use it:
we hebben van jou je toestemming gekregen om je persoonsgegevens te gebruiken tijdens het ondertekenen van de service overeenkomst, een jaarcontract en/of tijdens het aanmaken van een account op app.triple.blue en agent.triple.blue
we use your personal data to perform services, prepare and execute agreements.
Bij het uploaden van bestanden met persoonsgegevens van personen die niet uzelf betrekken, is het van belang dat er goedkeuring is gegeven door deze personen, bijvoorbeeld voor het opnemen van de audio van de vergadering voor het uitwerken van de notulen.
In brief, we use your personal data for the following:
1. Levering van diensten: Tripleblue B.V. verwerkt je persoonsgegevens om resultaten (bijv. notulen) te genereren, uit te werken en om deze resultaten via het Tripleblue platform ter beschikking te stellen voor de laatste kwaliteitscontrole.
2. Accountbeheer: Bij het aanmaken van een account op het Tripleblue platform vragen we om persoonlijke gegevens, zoals je e-mailadres, voor- en achternaam, om je in te laten loggen en onze services te personaliseren.
3. Nieuwsbrieven: Tripleblue B.V. kan je nieuwsbrieven sturen als je een account hebt aangemaakt of je hebt ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Deze kunnen bedrijfsnieuws, aanbiedingen, en gepersonaliseerde content bevatten. Afmelden kan via een link in de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen.
4. Gepersonaliseerde marketing: We gebruiken geautomatiseerde tools om je gegevens te analyseren, zoals surfgedrag en aankopen, om onze marketing af te stemmen op jouw interesses en voorkeuren.
5. Onderzoek en verbetering: Om onze producten, diensten en communicatie te verbeteren, voeren we regelmatig onderzoek uit, zoals enquêtes en interviews. Dit kan in samenwerking met externe partners en met input van onze klanten.
6. App-ervaring verbeteren: Tripleblue B.V. kan je via de app om toestemming vragen om je gegevens te gebruiken, zodat we je relevante suggesties en informatie kunnen bieden tijdens het gebruik van onze diensten.
7. Fraudepreventie: Om fraude te voorkomen, verwerken we je e-mailadres en betalingsgegevens in samenwerking met onze betalingsdienstaanbieders.
8. Wet- en regelgeving: Tripleblue B.V. moet voldoen aan diverse nationale en internationale wetten, waaronder het opslaan van bepaalde gegevens die verband houden met het gebruik van onze diensten.
9. Klantenservice: Tripleblue B.V. kan je persoonsgegevens gebruiken voor het leveren van een betere klantenservice.
7. How long do we keep your data?
We keep your personal data for as long as there is an active business account on the Tripleblue platform and as long as necessary for the purpose for which we use your data within our services.
Audio files processed in our systems, once the task is completed, are kept for 30 days after which they are automatically deleted.
This does not apply to data such as audio or agenda information that has been uploaded but has not yet been submitted as a note-taking task to be worked on and therefore has not yet entered our processing pipeline; these are not automatically deleted after 30 days. It is the client's responsibility to ensure that these tasks are created for processing or deleted as drafts to thereby delete the underlying data as well.
Agenda files, the results of minutes and other information we keep on our platform until it is decided by the Client to delete the task and/or close the company account.
Voor Tripleblue AI Agents worden de chatgesprekken en (geüploade) documenten bewaard totdat deze door de klant worden verwijderd, en kunnen worden gebruikt om de functionaliteiten te leveren en de functionaliteiten en gebruikservaring te verbeteren. Indien je de gegevens wilt verwijderen, kun je een verzoek indienen via privacy@triple.blue.
Na de bovenstaande bewaartermijn bewaren we je gegevens alleen nog geanonimiseerd voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons via privacy@triple.blue.
8. With whom do we share your data?
In order to provide our services properly, Tripleblue B.V. shares data with Tripleblue GmbH. Tripleblue GmbH is the parent company of Tripleblue B.V. and responsible for the development of the Tripleblue platform. A processor agreement has also been drawn up between Tripleblue GmbH and Tripleblue B.V. that establishes the terms of this data sharing. Tripleblue GmbH is based in Switzerland (Müllheimerstrasse 55, 4057, Basel).
All data uploaded or collected through our platform is processed and (temporarily) stored within the European Economic Area (EEA), unless otherwise stated in this privacy statement. In some cases we use third parties to process the data. The personal data in these files is therefore sent to these parties and received back by us.
Results optimized by our human quality controllers are accessible only to the quality controllers working on the note-taking task, not to other individuals, third parties or companies. A strict "principle of least privilege" is applied, meaning that quality controllers can see your files only when they absolutely need to and only for the time absolutely necessary to perform the task.
9. Where do we store your data?
We process and store your data only within the European Economic Area (EEA). We ensure that all your data remains secure within the EEA.
Heb je hierover vragen, neem dan gerust contact met ons via privacy@triple.blue.
10. How secure is your data with us?
We have taken great care to secure your data both organizationally and technically to the best of our ability. We have secured our systems and various means of communication to ensure that your data does not end up in the hands of others. So your data is safe with us. We also ensure that your data is only used by people who have received permission from us to do so.
11. What can you ask of us?
Because we use personal data about you, you have several rights. We list these rights for you below:
Recht op informatie. We moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen wat we met je gegevens doen en welke controle je daarover hebt. Daarom leggen we in deze privacyverklaring uitgebreid uit welke gegevens we van je verzamelen en hoe we met je gegevens omgaan.
Recht op inzage. Je mag ons altijd vragen om je gegevens die we van je hebben in te zien.
Recht op correctie. Je mag ons vragen om je gegevens te laten corrigeren als deze niet juist of onvolledig zijn.
Recht om bezwaar te maken. Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens als je het niet eens bent met de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. Dit recht geldt voor de gegevens die we gebruiken voor direct marketing. Zo kun je bij ons aangeven dat je niet langer mail van ons wilt ontvangen. Dat geldt ook voor gepersonaliseerde aanbevelingen op onze website.
Recht op data portabiliteit. Ben je klant bij ons of heb je toestemming gegeven voor het gebruik van je gegevens, dan mag je ons vragen om je de digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.
Recht op beperking. Je mag ons vragen om het gebruik van je gegevens te beperken. Dit betekent dat we in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.
Recht om vergeten te worden. Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. We verwijderen dan alle gegevens die tot jou herleidbaar zijn. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen. Zo moeten we sommige gegevens 7 jaar bewaren voor de belastingdienst.
Recht om een klacht in te dienen. Je mag een klacht indienen over de wijze waarop we met je gegevens omgaan. Heb je een klacht dan lossen we die graag voor je op. Neem daarvoor contact op met onze privacy verantwoordelijke. Ook mag je je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neerleggen. Uiteraard hopen we dat het niet zover komt, maar in het uiterste geval mag je ook naar de rechter stappen. In dat geval is het de rechtbank in de vestigingsplaats van Tripleblue B.V. die je klacht gaat behandelen.
Recht om geïnformeerd te worden over geautomatiseerde besluitvorming. Mocht Tripleblue B.V. een geautomatiseerde beslissing nemen die voor je juridische gevolgen kan hebben, dan heb je mogelijk het recht om met een vertegenwoordiger van Tripleblue B.V. te spreken om een heroverweging van die beslissing aan te vragen. Dan kan je mogelijk geen gebruik meer maken van bepaalde geautomatiseerde diensten.
Hoe dien ik een aanvraag of klacht in? Stuur je aanvraag of klacht naar onze privacy verantwoordelijke via privacy@triple.blue. We verwerken je aanvraag of klacht binnen 30 dagen. Gaat het om meerdere aanvragen of klachten of is je aanvraag of klacht complex, dan kan dit meer tijd met zich meebrengen. In dat geval nemen we uiterlijk binnen 30 dagen contact met je op om je op de hoogte te stellen van eventuele verlengingen vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn
12. What rules apply to this privacy statement
Our privacy statement must comply with several conditions. In particular, these conditions can be found in the General Data Protection Regulation. In addition, the general rules that apply under Dutch law apply to our privacy statement.
13. What cookies do we use?
You can choose which of your data we can use. If you have given us permission to personalize your profile based on your browsing and search behavior, we can tailor our website to make it easier and more personal for you to use. We do this with the help of cookies. A cookie is a small text file that is placed on your hardware when you visit our website.
We use the following types of cookies on our website:
functional cookies, such as session and login cookies for tracking session and login information
anonymized analytical cookies, to understand visits to our website based on information about visitor numbers, popular pages and popular topics
You can configure your browser settings as desired and, for example, refuse third-party cookies or all cookies. Please note that by disabling cookies you may not be able to use all of the features of this website.
14. What do we do with data of minors?
We do not specifically target minors with our website or as an organization. This means that if you are under 18 years old, you need permission from a parent or guardian to use our website. If you are a minor when you visit our website or webshop, we will assume that you have obtained this permission prior to your visit.
15. Do you have a question about this privacy statement?
Do you have a question about our privacy statement? Please feel free to contact us by sending an email to privacy@triple.blue. We are happy to help you.